کارفرمای موفق بودن، در هر شغلی مانند حسابداری رستوران نیازمند داشتن یک مدیر مالی خوب است که آشنایی کاملی با آخرین تغییرات انواع قوانین دارایی، مالیات و بیمه‌ی مربوط به آن عرصه را داشته باشد. در دنیای پرسرعت امروز داشتن لحظه‌ی سود و زیان، مجموع هزینه‌ها، انواع پرداخت، بستانکاری‌ها و آگاهی از تفاوت قیمت‌های خرید و عرضه کالا و خدمات… نقش اساسی در تصمیم‌گیری‌های موفق دارد.
به همین دلیل در ورطه‌ی رستوران‌داری، امروزه حسابداری رستوران نقش برجسته‌ای دارد و نداشتن فرد یا افرادی برای این کار ممکن است در طولانی مدت، باعث شکست پروژه شود. به همین دلیل ما در مجموعه تراز محاسبان برنا بر آن شدیم تا در این مطلب علاوه‌بر بیان تعریف حسابداری رستوران، نکات کلیدی و ثمر بخشی را در اختیار شما عزیزان قرار دهیم.
حسابداری رستوران چیست؟
حسابداری رستوران همانند سایر حسابداری‌ها دارای فرآیندهای بسیار دقیق و کارآمدی در ثبت کلیه‌ی معاملات و عملکردها روزانه، ماهانه و سالانه را دارد. در این فرآیند آیتم‌های متفاوتی وجود دارد، در ذیل این قسمت آن‌ها را نام می‌بریم:
- تفسیر
- تجزیه‌وتحلیل درآمد
- گردش مالی (شامل گردش نقدینگی و حساب‌های بانکی)
- موجودی کالا
- صورت‌های مالی (انواع صورت‌های مالی، لیست بدهکاران و بستانکاران، لیست اموال و موجودی‌ها…)
لازم به ذکر است که در دنیای رستوران‌داری امروز، تمامی این عملیات در حسابداری رستوران توسط نرم‌افزارهای حسابداری صورت می‌گردد، البته شرط صحت این امر داشتن حسابدار بسیار با دقت است که داده‌ها را بدون اشتباه وارد نماید.
موارد با اهمیت در حسابداری رستوران
در امر حسابداری رستوران می‌بایست کلیه امور مالی را با دقت و با جزئیات کامل ثبت نمود. این امور شامل:
- دفترداری عمومی (دفترنویسی روزنامه، کل، معین و در بعضی سرفصل‌ها نیاز به تفصیلی نوشتن است.)
- رسیدگی به حساب‌های پرداختنی و بدهی‌ها
- تجزیه‌وتحلیل مالی (علت‌یابی کم شدن فروش یا افزایش فروش در مقاطع زمانی متفاوت)
- تهیه کردن انواع گزارش‌های مالی و ثبت فروش روزانه (دادن گزارش چه نوع خدمات یا غذایی دارایی بیشترین یا کمترین فروش بوده است.)
- ثبت سالیانه و بستن دفاتر در پایان سال
- مدل‌سازی کسب‌وکار برای ورود محصول جدید به منو
- محاسبه حقوق و دستمزد نیروی کار
- تهیه انواع صورت‌های مالی مانند صورت‌حساب سود و زیان، تراز آزمایشی و ترازنامه مالیاتی و …
- تنظیم انواع گزارش‌های مالیاتی (مالیات سالانه، مالیات عملکرد، ارزش‌افزوده، معاملات فصلی و ارسال‌های دوره‌ی سامانه موبدیان)
- متوازن کردن حساب‌ها
- بودجه‌بندی و پیش‌بینی بودجه موردنیاز هر عملیات
- تجزیه‌وتحلیل هزینه‌ها (محاسبه نقطه سربه‌سر، محاسبه ارزش تمام‌شده هر واحد و همچنین محاسبه نقطه اوج برای هر کالا)
- مغایرت گیری (مغایرت گیری دفتری، رفع هرگونه مغایرت در حساب با طرف دوم که شامل بنگاه‌های معاملاتی مثلاً تأمین‌کنندگان مواد اولیه یا خریداران اعتباری و مغایرت گیری بانکی در صورت کسر واریزی، برگشت از حساب یا واریزهای مشکوک الوصول)
البته این نکته شایان‌ذکر است، وظایف حسابدار بیش از این‌هاست، اما این موارد در حسابداری رستوران کاربردی‌تر هستند، به‌نوعی به مدیریت جهت گرفتن تصمیمات صحیح کمک می‌کند.
نحوه حسابداری رستوران
برای حسابداری رستوران دو روش نقدی و تعهدی وجود دارد که البته تصمیم مدیریت و مدیر مالی در نحوه دریافت‌های حاصل از فروش نقش اساسی دارد؛ اما برای مثال خیلی از رستوران‌ها که درآمد بالاتر از ۲۰ میلیارد ریال سالانه دارند به سمت روش تعهدی متمایل‌تر هستند، اما برای رستوران‌های کوچک و محلی روش نقدی مناسب‌تر است.
روش نقدی
متداول‌ترین روش حسابداری رستوران این روش است، زیرا افراد به رستوران مراجعه می‌کنند و هزینه سفارش خود را نقدی پرداخت می‌نمایند و هیچ‌گونه حساب دفتری وجود ندارد، همچنین این روش بسیار ساده می‌باشد اما از دقت کمی برخوردار است زیرا هرگونه اشتباه در برگ خرید، قابل بازگشت نیست. نکته‌ی دیگر تمامی مبالغ در این روش به‌حساب بانکی واریز می‌شود که این امر نیز باعث دیدگاه سودآوری در افراد می‌گردد. درحالی‌که با اندکی کامل و محاسبه، ممکن است سود پیش‌بینی‌شده با سود موردنظر مدیران هم‌خوانی نداشته باشد.
روش تعهدی
روش تعهدی در حسابداری رستوران در مقابل روش نقدی قرار دارد. این روش با داشتن اشتراک، رستوران‌ها سعی می‌کنند که مشتریان خود را حفظ کنند و به آن‌ها سفارش‌های را تحویل می‌دهند که دریافت آنی برای آن‌ها صورت نمی‌گیرد و بسته به قوانین رستوران پرداخت طی دوره‌های زمانی متفاوت صورت می‌گیرد. این روش دارای پیچیدگی‌های خاص بود اما باعث افزایش رضایت مشتری و به وجود آمدن مشتری وفادار می‌گردد. محاسبه سود و زیان در روش تعهدی در حسابدار رستوران از دقت بالاتری برخوردار است و میزان خطای کمتری دارد.
استخدام حسابدار یا برون‌سپاری
هر رستوران با توجه با نوع مدیریت و دیدگاه‌های درونی می‌تواند، برای کاره‌ای مالی خود نیروی ثابت استخدام کند یا از مراکز خبره در این امر کمک بگیرید؛ که هر دو روش در ایران و جهان مرسوم است. هرکدام از این روش‌ها در حسابداری رستوران معایب و محاسن خاص خود رادارند که به‌صورت اجمالی به مهم‌ترین‌های آن‌ها اشاره خواهیم کرد.
مزایای استخدام حسابدار در رستوران
- در دسترس بودن تمامی اسناد و انواع گزارش‌های بدهکاران و بستانکاران
- ثبت لحظه‌ی اسناد (کلیه فروش‌ها و برگ خریدهای خرید مواد اولیه و خدمات…)
- داشته آگاهی کامل به امور مالی داخلی رستوران
- دسترسی داشتن آنی به گزارش‌های مالی
- دسترسی داشتن به موجودی کالاها و بانک‌ها و انبارها
- در صورت استفاده از روش اعتباری، رستوران ثبت لحظه‌ی حساب‌های بدهکارها و پرداختهای آن‌ها
- کاهش چشم‌گیر مغایرت‌ها
معایب استخدام حسابدار در رستوران
- صرف وقت و زمان زیاد برای استخدام نیروی مناسب
- عدم اطمینان به کارکرد صحیح و قابل‌قبول
- هزینه‌های بالای حقوق و دستمزد
- هزینه‌های بیمه، مالیات حقوق، آموزش و تجهیزات اداری …
- عدم وجود کار کافی برای استخدام حسابدار تمام‌وقت در رستوران‌های کوچک
- زیاد بودن کار برای استخدام یک حسابدار در رستوران‌های بزرگ
برون‌سپاری
برون‌سپاری به این معناست که شما فعالیت یا فعالیت‌های را در مرکز تجاری خود به مراکز تخصصی آن بسپارید و هزینه‌های ثابت استخدام کارشناس را حذف کنید. این امر در حسابداری رستوران نیز به‌وفور مشاهده می‌شود که البته همانند استخدام حسابدار دارای نقاط قوت و ضعفی نیز است؛ که در زیر به بررسی آن‌ها می‌پردازیم.
مزایای برون‌سپاری حسابداری رستوران
- مقرون‌به‌صرفه بودن (شما بر اساس تخصص و زمان موردنیاز هزینه پرداخت می‌کنید؛ و مانند نیروی تمام‌وقت مجبور به پرداختهای ماهانه، هزینه‌های اضافی همانند حقوق و دستمزد، اضافه‌کاری و بیمه …نیستید.)
- دقت بالا (این مؤسسات به علت تخصصی کار کردن از بهترین نرم‌افزارها و بروزترین آن‌ها بهره می‌برند که این امر موجب کاهش اشتباه و جلوگیری از اتلاف وقت و هزینه شما می‌شود.)
- بهره‌گیری از نیروی متخصص و آگاه نسبت به تغییرات قانونی در زمینه‌های مالیات، بیمه و امور قراردادها… .
- در دسترس بودن (هرلحظه‌ی که رستوران شما نیاز به حسابدار داشته باشد می‌تواند با یکی از مراکز حسابداری مراجعه کند و مشکل خود را مرتفع نماید.)
- کاهش احتمال کاه برداری یا دزدی یا هرگونه سندسازی (به علت اینکه این مجموعه‌ها خارج از رستوران فعالیت دارند و فاقد ارتباط با کارکنان می‌باشند، احتمال هرگونه کلاهبرداری را کاهش می‌دهد.)
معایب برون‌سپاری حسابداری رستوران
- کاهش کنترل بر مدیریت اسناد
- در میان گذاشتن اطلاعات محرمانه رستوران به فرد یا افراد دیگر
- هزینه‌های بالای لغو قرارداد به هر دلیلی
- احتمال دادن کار به شرکت نامشخص که نتیجه‌های فاجعه باری برای رستوران به وجود بیاورد.
- عدم دسترسی سریع به اطلاعات مالی، گزارش‌های حسابداری و بدهکاران و بستانکاران…
اهمیت نرم‌افزارهای رایج در حسابداری رستوران
نرم‌افزارهای حسابداری رستوران باعث کاهش سردرگمی و افزایش کارایی کارکنان گردیده است؛ که این امر موجبات کاهش مشکلات مالی را برای رستوران‌داران در پی دارد. با نرم‌افزارهای حسابداری رستوران می‌توان تمامی تصمیمات استراتژیک مدیریتی و مالی را کنترل کرد و سریع‌تر به نتیجه‌گیری‌های موردنظر رسید. در ادامه به برخی از امکانات مختلفی که نرم‌افزارهای حسابداری رستوران ارائه می‌دهند، اشاره می‌کنیم:
- صدور فیش فاکتور
- فاکتور آنلاین
- پرداخت سر میز
- رزرواسیون
- انبارداری ساده و پیشرفته
- مدیریت مشتریان
- مدیریت حقوق کارکنان
- مدیریت هزینه‌ها
- انواع گزارش‌های فروش
- صورت‌حساب سود و زیان
- قیمت تمام‌شده هر واحد
برخی مزایای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری رستوران
- توانایی توسعه کسب‌وکار (افزودن غذاها یا خدمات مختلف)
- افزایش میزان دقت در امور مالی و کاهش خطا در صورت‌های مالی
- حسابداری راحت‌تر
- در دسترس بودن تمامی اطلاعات
- تشخیص راحت‌تر مشتریان وفادار …
نرم‌افزارهای حسابداری رستوران
امروزه، هرگونه فعالیت تجاری نیاز به یک برنامه یا نرم‌افزار خاص و کارآمد را دارد که رستوران‌ها و فست فودها نیز از این قاعده مستثنی نیستند. هرکسی که خواهان پیشرفت در عرصه خود باشد نیاز به یک نرم‌افزار حسابداری رستوران را حس می‌کند.
تمامی نرم‌افزارهای موجود در بازار دارای یک نسخه رایگان هستند که به‌صورت کامل کار را برای مراکز تجاری کوچک پیش می‌برند، ولی زمانی که حجم گردش بالا باشد، عدم وجود یک نرم‌افزار باقدرت و تخصصی، فرآیند مالی را یا مشکل مواجه می‌کند؛ بنابراین باید برای خرید نرم‌افزار اقدام کنند. در ذیل به نام چند نرم‌افزار حسابداریرستوران اشاره می‌شود:
- نرم‌افزار حسابداری رستوران زعفران
- نرم‌افزار حسابداری رستوران ماجرا
- نرم‌افزار حسابداری رستوران حامی
- نرم‌افزار حسابداری رستوران سپند
- نرم‌افزار حسابداری رستوران باران
- نرم‌افزار حسابداری رستوران سپندی
- نرم‌افزار حسابداری رستوران آرمینا فود
- نرم‌افزار حسابداری رستوران محک
- نرم‌افزار حسابداری رستوران آریانا
- نرم‌افزار حسابداری رستوران تکسان سیستم
نکات مهم در حسابداری رستوران
در ذیل نکاتی را که باید در مورد حسابداریرستوران مدنظر داشت را ذکر می‌کنیم:
- در حسابداری رستوران ثبت به‌صورت هفتگی دارای اهمیت بسزایی است می‌بایست کلیه هزینه‌ها و برگ خریدها را طی هفته با دقت ثبت کرد. (فاکتور‌های نوشیدنی – خرید مواد اولیه برای درست کردن غذاها و حقوق پرسنل) نکته حائز اهمیت این است که ثبت هفتگی فعالیت می‌تواند به مدیران اجازه دهد که میزان فعالیت و گردش مالی را در یک ماه یا یک سال پیش‌بینی کنند و این امر در حسابداریرستوران بسیار حائز اهمیت است.
- داشتن انواع نمودار (ساده‌ترین حالت نمودار خطی تا پیچیده‌ترین نمودارها مثلاً نمودارهای ترکیبی) برای مشخص کردن فروش‌ها یا هزینه‌ها همچنین ارائه گزارش‌های جامع برای درک راحت‌تر
- بررسی‌های دقیق حساب‌های سود و زیان، ترازنامه‌ها همچنین لیست اموال و بدهی‌ها در دوره‌های زمانی مشخص (مثلاً دوره ماهانه، فصلی یا سالانه…)
مشکلات رایج در حسابداری رستوران
بعضی مواقع در حسابداری رستوران مواردی به وجود می‌آید که ممکن است مشکل‌آفرین باشد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:
- ممکن است که حسابدار تمرکز خود را به پرداخت فاکتورها و حقوق پرسنل بگذارد و از بقیه گزارش‌های و صورت‌حساب‌ها غفلت کند.
- عدم ثبت اطلاعات دقیق منجر به صورت‌حساب‌های سود و زیان اشتباه می‌شود که باعث به وجود آمدن چالش در تصمیم‌های مدیریتی می‌گردد.
- ارائه اطلاعات به‌صورت پیچیده که عملاً برای سایر افراد قابل‌فهم نباشد.
- نداشتن دانش حسابداری کافی و مرتکب شدن به اشتباهات دفترداری یا مغایر نویسی
- عدم ثبت به‌موقع اطلاعات و کوه شدن فاکتورها و صورت‌حساب‌های فروش که میزان خطا را افزایش می‌دهد.
- عدم چک کردن و مغایرت گیری به‌موقع که اغلب حسابداران تازه‌کار در این تله می‌افتند.
- پشتیبان گیری در دوره‌های زمانی طولانی که در صورت به وجود آمدن هرگونه خطا ممکن است اطلاعات را ناقص و یا غیرقابل استفاده کند.
حسابداری رستوران‌های موفق
برای اینکه فرآیند حسابداریرستوران به بهترین نحوه انجام شود، می‌بایست به‌صورت مداوم اطلاعات بروز شود و از تجربه‌ی سایر حسابداران این عرصه استفاده کرد زیرا مدیران باتجربه کاری بالاتر دارای اطلاعات جامع‌تر و دید وسیع‌تری هستند که در تصمیم‌گیری‌ها می‌توانند کمک‌کننده باشند. مدیران رستوران‌ها با داشتن جلسات ادواری بیرون از محیط کار و داشتن روحیه صمیمی با کارکنان باعث ارتقا سطح کیفی و کمی کار شوند. همچنین در این جلسات از نظرات یکدیگر بهره‌مند شوند و در صورت لزوم اقدامات پیشگیرانه و یا آینده‌نگرانه صورت گیرد.
سخن پایانی
شما به هر کاری مشغول باشید، رستوران‌دار باشید یا یک فست فود کوچک، می‌بایست برای محاسبه سود و زیان سرمایه‌گذاری خود حتماً یک حسابدار داشته باشید، یا با یک شرکت حسابداری قرارداد ببندید، این بسته به تصمیم شماست که کدام را ترجیح می‌دهید. حسابداریرستوران کار سختی نیست ولی نیاز به‌دقت و زمان‌سنجی مناسب دارد تا بتوانید در زمان‌های بحرانی با استفاده از داده‌های ثبتی تصمیمات درستی را بگیرید.
